Z pozoru prosta czynność – wysłanie dokumentów papierowych do miejsca przeznaczenia – może nastręczyć kłopotów z racji niedopasowanych kopert. Tych ostatnich jest wiele rozmiarów i różnych typów. Grunt to poznanie tych najprzydatniejszych.
Najpopularniejsze koperty
Koperty pełnią funkcje zabezpieczającą korespondencję. Zatem podstawową funkcją powinna być trwałość. Faktem jest, że koperta powinna nie rozlecieć się od momentu wysłania, aż do dostarczenia do rąk odbiorcy. Oprócz tego dobrze, by nie była zbyt ciężka. Trzeba też na niej umieścić dane adresowe oraz oznaczenia operatora pocztowego lub firmy kurierskiej. Z racji powyższych najczęściej stosowane są koperty papierowe, rzadziej kartonowe, a swoistym ewenementem są inne materiały pełniące funkcje kopert. Można je pominąć, gdyż z pewnością nie będziemy ich potrzebować przy wysyłce dokumentów.
Wśród najpopularniejszych rozmiarów kopert są te o formacie C4 C5 i C6 oraz koperty DL, w której zmieści się przełożona na trzy części karta formatu A4. Jednak to nie wszystkie rozmiary opakowań korespondencji – standaryzowanych rozmiarów jest 11.
Sprawdź: https://www.pasazbiurowy.pl/koperty-13103-k
Na dokumenty i nie tylko
Dokumenty, które wysyłamy droga tradycyjną raczej nie powinny być wielokrotnie zginane. Może to ograniczyć ich czytelność, a także nacisk spowodowany zgięciem materiału może uszkodzić zaklejenie. Jeśli wysyłamy jednorazowo wiele kartek dokumentów, jak np. umowy bądź oferty, wybrać należy raczej kopertę formatu z grupy B. Mają one nieco większą (1 cm) powierzchnię od tych oznaczonych A. Dzięki temu utrzymają grubszy plik kartek z dokumentacją. Wszystkie koperty są zgodne z normą ISO 269, która obowiązuje w krajach z systemem metrycznym. Zatem, gdy potrzeba każe nam wysłać dokumenty urzędowe w formacie A4 sprawdźmy, ile ich jest. Przy kilku kartkach z powodzeniem wystarczy format C4 jednak w razie dostarczania pliku – dobrze wybrać B4. Dokumenty ubezpieczeniowe bądź faktury często przesyła się w kopertach DL, w których zmieści się poskładana kartka formatu A4.
Przydatne zabezpieczenia
W razie wysyłki wielu dokumentów zdecydowanie opłaca się wysłanie ich w kopercie rozszerzanej. Ta sprawdza się w razie wysyłania katalogu, książki, albumu lub szczególnie ważnych dokumentów, pliku faktur itp. Rozszerzenie gwarantuje, że zawartość zmieści się, pozostanie niewidoczne i raczej nierozpoznawalne z zewnątrz, a pozwoli uniknąć konieczności nadania jako paczki, co zwiększyłoby koszty operacji. Rozszerzenie w formacie B4 pozwoli rozciągnąć wnętrze koperty do 25 mm. Dobrze, by w popularnym rozmiarze B4 użyć mocniejszego papieru pakowego, zwanego tez kraftowym, który jest zdecydowanie trwalszy. Jeśli chcemy zabezpieczyć przesyłkę dodatkowo – można użyć taśmy oklejającej, choć nie jest to warunek konieczny do zachowania norm bezpieczeństwa. Obecnie dostępne zamknięcia typu paska klejonego lub przekładanego z klejem dobrze zabezpieczają zawartość. Dla największej pewności można jeszcze użyć kopert tekturowych.