Jak zabezpieczyć dokumenty przed utratą – digitalizacja

Praca na dokumentach wiąże się nieodzownie z ich przypadkowym zagubieniem, zniszczeniem, a nawet kradzieżą. Niestety jest to ryzyko, którego nie można uniknąć, ale można znacznie zminimalizować. W jakiś sposób można to zrobić? Jest kilka sprawdzonych metod ochrony dokumentów, które warto wprowadzić do swojej firmy. Jedną z najbardziej polecanych metod ochrony dokumentów jest digitalizacja, która rozwiązuje większość problemów związanych z zabezpieczeniem dokumentów.

Na co narażone są najbardziej firmowe dokumenty?

Dokumenty firmowe w wersji papierowej są narażone przede wszystkim na zniszczenie np. przypadkowe zalanie, spalenie i podarcie w czasie użytkowania. Również nieprawidłowe przechowywanie dokumentów może narazić je na zniszczenie. Warto przypomnieć, że dokumenty muszą być przechowywane w osobnym pomieszczeniu, w którym panują odpowiednie dla papieru warunki – stosowna temperatura powietrza i wilgotność. Jeżeli nie są one spełnione może dość do szybkiego zniszczenia papieru, a co za tym idzie, ważne dokumenty ulegną zniszczeniu.

Dokumentacja firmowa jest też często narażona na kradzież, jeżeli pomieszczenie, w którym jest przechowywana nie jest odpowiednio zabezpieczone – nie ma zamontowanego alarmu i monitoringu.

Jak można zabezpieczyć dokumenty przed utratą?

Jak to już zostało wyżej wspomniane, jednym z najlepszych sposobów chroniących dokumenty przed utratą i zniszczeniem jest ich digitalizacja. Co to takiego? Jest to proces w czasie, którego dokumenty skanowane są przy użyciu specjalistycznego sprzętu i odpowiednie ich indeksowanie i katalogowanie. Digitalizacja pozwala na zwiększenie bezpieczeństwa dokumentacji – chronią ją między innymi przed zniszczeniem poprzez zalanie, nieodpowiednie przechowywanie czy spalenie. Lepiej też zabezpiecza ją przed kradzieżą. A nawet jeśli coś się stanie z oryginalnym zapisem cyfrowym w przypadku wykonywania regularnych kopii zapasowych katalogów i serwerów można szybko odzyskać potrzebne informacje.

Digitalizacja ma jeszcze inne zalety, które pozwalają znacznie usprawnić pracę na dokumentach oraz ich szybszy obrót w firmie.

Warto jednocześnie pamiętać, że sama digitalizacja nie wystarczy do odpowiedniego zabezpieczenia dokumentów. Na serwerach i poszczególnych stanowiskach pracy powinny być zainstalowane wysokiej jakości programy antywirusowe oraz zapory chroniące przed atakami z zewnątrz i wyciekiem informacji. Warto też przygotować program monitorujący ruch związany z obrotem dokumentów.

Istotny jest też czynnik ludzki, którego nie da się do końca kontrolować i to w przypadku zabezpieczenia dokumentów jest największy czynnik ryzyka, szczególnie jeśli chodzi o wyciek informacji czy ich kradzież (np. w ramach szpiegostwa przemysłowego).

 

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *